Ana Karen JimenezE-Mails sind effizienter als postalisch versandte Briefe. Sie sind schnell per Klick versandt und daher oft nachlässig erstellt. Empfänger von E-Mail Nachrichten legen jedoch großen Wert auf einen guten Stil und leserfreundlichen Ausdruck. Der E-Mail Knigge gibt Tipps zur Etikette in der professionellen Korrespondenz.
E-Mail Knigge: der richtige Aufbau
Die geschäftliche Korrespondenz besteht aus wiederkehrenden Elementen wie Anrede, Betreff sowie Grußformel. Sie ziehen den Blick des Empfängers auf sich und sind dementsprechend entscheidend für den ersten Eindruck. Die DIN-Norm 5008 regelt die formale, übersichtliche und zweckmäßige Gestaltung eines Schreibens. Der E-Mail-Knigge überträgt diese Norm somit praktisch auf die elektronische Korrespondenz.
E-Mail Knigge hilft bei der korrekten Adressierung
An: In diesem Feld steht nur die E-Mail-Adresse der Person, die reagieren soll. Keinesfalls erhalten die E-Mail mehrere Personen, da sich sonst niemand zuständig fühlt.
CC: Dieses Feld dient der reinen Information. Die angeschriebenen Personen wissen Bescheid, müssen jedoch nicht auf die E-Mail antworten.
BCC: Empfänger im Blindkopie-Feld sind für die anderen Adressaten nicht ersichtlich. Bei Infoschreiben an mehrere Adressaten verwendet der Sender dieses Feld aus Datenschutzgründen.
E-Mail Knigge empfiehlt einen ausdrucksstarken Betreff
Die Betreffzeile informiert den Empfänger, worum es im Schreiben geht. Der E-Mail Knigge fordert eine kurze, prägnante Zusammenfassung des Themas. Dadurch kann der Adressat das Schreiben auf einen Blick einordnen. Der Betreff reizt entweder zum Weiterlesen oder zum Löschen der E-Mail.
Persönliche Anrede
Jeder E-Mail Knigge legt Wert auf eine förmliche, persönliche Anrede. Die allgemeine Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist immer die zweitbeste Wahl, wenn der Ansprechpartner nicht bekannt ist. Bei der persönlichen Anrede ist der Name korrekt zu schreiben. Vertraute Geschäftspartner freuen sich über informellere Formulierungen, wie „Liebe/r“ oder „Hallo“. Regionales Flair bringen Anreden wie zum Beispiel „Moin Moin“ oder „Grüß Gott/Griaß di“.
Kurzweiliger Inhalt
Schnell zu erfassende E-Mails behandeln nur ein Thema. Sie sprechen den Empfänger direkt an und stellen die Kernaussage an den Anfang. Dabei formuliert der Sender kurz, klar und verzichtet auf Floskeln. Der Empfänger soll die Nachricht sofort verstehen. Das ist einer der wichtigsten Aspekte im E-Mail Knigge. Dazu gehören auch der Verzicht auf Abkürzungen und Fachjargon. Der Schreibstil ist höflich, positiv und aktiv. Längere E-Mails sind kein Tabu, bedürfen jedoch einer klaren Struktur.
Zu auflockernden Emojis rät der E-Mail Knigge nur in bestimmten Fällen
Emojis sind in den sozialen Medien stark verbreitet. Ohne Ausdruck des Gemütszustandes kommen Facebook, Instagram & Co. nicht mehr aus. Selbst in der geschäftlichen Korrespondenz tauchen sie immer wieder auf. In der seriösen Kommunikation haben sie jedoch nichts verloren. Besteht ein vertrautes Verhältnis zum Geschäftspartner, lockern Emojis die Korrespondenz entsprechend auf.
Charakteristische Grußformel
Eine Grußformel ist nach dem E-Mail Knigge unverzichtbar. Standardmäßig enden Geschäftsbriefe formal „Mit freundlichen Grüßen“. Bei engeren Geschäftsbeziehungen kann der Sender beliebig abwandeln. Salopper klingt beispielsweise „Herzliche Grüße“ oder „Grüße vom Nordseestrand“. Ein No-Go sind in der Geschäftskorrespondenz aus den sozialen Medien bekannte Abkürzungen wie „Lg“ (Liebe Grüße), „Hg“ (Herzliche Grüße) oder „MfG“ (Mit freundlichen Grüßen).
Abschließende Signatur
In Konzernen oder größeren Firmen wird die Signatur von der IT-Abteilung eingespielt. Dadurch ist sichergestellt, dass die E-Mail Signatur alle Pflichtangaben genügt. Das sind Firmenname mit Rechtsform, Anschrift, Registergericht, Geschäftsführer/Vorstand und Kontaktdaten. Wer sich daran orientiert, schließt seine E-Mail professionell ab.
E-Mail Knigge: Kontrolle vor dem Senden
Ein Klick und die E-Mail ist auf dem Weg zum Empfänger. Damit das Schreiben den angestrebten Eindruck erzielt, ist eine vorherige Kontrolle unerlässlich. Außerdem sollte kontrolliert werden, ob die richtigen Adressaten eingetragen oder noch unnötige Kopien vorgesehen sind? Ist der Betreff verständlich und ansprechend formuliert? Enthält das Schreiben die korrekte Anrede? Genügt es, den Text einmal zu lesen, um den Inhalt zu verstehen? Grußformel und Signatur schließen die E-Mail ab? Passt alles, dann geht es auf den Weg zum Empfänger.
Netiquette
In der digitalen Korrespondenz gibt es ebenso wie in der postalischen einen Verhaltenskodex. Wer Höflichkeitsregeln beachtet, kommuniziert erfolgreicher. Tipps zum Umgang mit elektronischer Post sind beispielsweise:
- Fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik
- Verzicht auf Versalien oder Ausrufezeichen, um niemanden anzuschreien
- Individuelle Briefe für einen nachhaltig guten Eindruck
- Keine unhöflichen oder missverständlichen Abkürzungen
- Förmliche oder lockere Ansprache, die jedoch nicht anbiedernd wirkt
- Stilvoller oder informeller Gruß, je nach Nähe zum Geschäftspartner
Es lohnt sich, die Netiquette zu beachten. Wer seine E-Mails sorgfältig verfasst, vermeidet Fettnäpfchen wie etwa:
- Kein eindeutiger Betreff
- Saloppe oder fehlende Anrede
- Duzen unbekannter Empfänger
- Schwer verständlicher Inhalt sowie Schachtelsätze
- Zahlreiche Tippfehler
- Fehlende Grußformel
Der Aufwand für eine gewissenhafte elektronische Korrespondenz ist höher, aber er zahlt sich aus. Des Weiteren weiß der Empfänger den respektvollen und wertschätzenden Umgang entsprechend zu würdigen. Letztendlich profitiert die Geschäftsbeziehung vom angewandten E-Mail Knigge.
Samuel Altersberger
Anne Kläs
