Ana Karen JimenezBevor kreative Ideen umgesetzt werden können, braucht es ein solides Fundament. Eine frühzeitige Planung – idealerweise drei bis vier Monate vor dem Event – sichert die besten Locations und Dienstleister. Dabei sollten grundlegende Fragen zum Sommerfest geklärt werden: Wie viele Personen nehmen teil? Sollen Familienmitglieder eingeladen werden? Welches Budget steht zur Verfügung? Und welche Botschaft soll das Fest vermitteln?
Ein klares Konzept hilft dabei, alle weiteren Entscheidungen zu treffen. Ob lockeres Grillabend-Format, elegantes Gartenfest oder aufwendiges Teambuilding-Event – der rote Faden macht den Unterschied zwischen einem zufällig zusammengestellten Programm und einem stimmigen Gesamterlebnis. Verantwortliche sollten dabei auch Inklusion im Blick behalten: barrierefreie Zugänge, vegetarische und vegane Speiseoptionen sowie ein familienfreundliches Rahmenprogramm tragen dazu bei, dass sich alle Gäste willkommen fühlen.
Location-Ideen: Vom Firmenhof bis zum Open-Air-Gelände
Die Wahl der Location prägt die Atmosphäre maßgeblich. Der eigene Firmenhof oder Garten bietet Vertrautheit und spart Logistikkosten – mit der richtigen Dekoration und Beleuchtung lässt sich aber auch ein alltägliches Gelände in eine einladende Festfläche verwandeln. Wer etwas Besonderes sucht, kann auf externe Locations setzen: Strandbars, Weingüter, historische Parkanlagen, Dachterrassen oder Sportanlagen bieten jeweils einen eigenen Charakter.
Besonders beliebt sind in den letzten Jahren sogenannte Pop-up-Locations, die speziell für Events aufgebaut werden. Mobile Bars, aufblasbare Loungebereiche und modulare Bühnenelemente ermöglichen eine individuelle Gestaltung auf nahezu jeder Freifläche. Für größere Unternehmen lohnt sich auch die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur, die Erfahrung mit der logistischen Umsetzung solcher Veranstaltungen mitbringt.
Aktivitäten und Teambuilding zum Sommerfest: Mehr als nur Essen und Trinken
Ein Sommerfest gewinnt enorm an Qualität, wenn es über das klassische Buffet-Format hinausgeht. Teambuilding-Aktivitäten schaffen gemeinsame Erlebnisse und fördern den Austausch zwischen Abteilungen, die im Arbeitsalltag wenig Berührungspunkte haben. Bewährt haben sich zum Beispiel Kochkurse unter freiem Himmel, bei denen Teams gemeinsam Gerichte zubereiten und anschließend zusammen genießen.
Sportliche Formate wie Beach-Volleyball-Turniere, Tauziehen oder ein firmeninternes Olympia-Programm bringen Bewegung ins Spiel und erzeugen natürliche Begeisterung. Kreativere Formate wie eine Sommer-Schnitzeljagd mit digitalen QR-Code-Stationen, ein Improv-Theater-Workshop oder eine gemeinsame Murmelanlage aus Naturmaterialien sorgen für Abwechslung und Gesprächsstoff. Wichtig ist dabei, auf eine Mischung aus aktiven und passiven Elementen zu achten, damit auch ruhigere Persönlichkeiten ihren Platz finden.
Catering-Konzepte: Genuss mit Konzept
Das Essen ist bei jedem Fest ein zentrales Element – und bietet gleichzeitig großes Potenzial zur Differenzierung. Statt des klassischen Buffets setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Food-Truck-Konzepte, bei denen verschiedene Anbieter unterschiedliche Küchen repräsentieren: von asiatischen Street-Food-Variationen über mediterrane Tapas bis hin zu handgemachten Burgern. Das schafft eine lebendige Marktatmosphäre und bietet für jeden Geschmack etwas.
Cocktail-Bars mit Mocktail-Option, Craft-Beer-Stationen oder eine kuratierte Weinauswahl regionaler Winzer unterstreichen den Anspruch der Veranstaltung. Wer nachhaltige Unternehmenskultur nach außen tragen möchte, kann auf saisonale und regionale Zutaten setzen und das Catering bewusst als Teil der Markenkommunikation einsetzen. Auch Zero-Waste-Konzepte mit Mehrweggeschirr und kompostierbaren Verpackungen werden von Mitarbeitenden zunehmend positiv wahrgenommen.
Sommerfest: Nachhaltigkeit und Unternehmensimage
Ein Sommerfest ist immer auch ein Statement. Unternehmen, die Wert auf gesellschaftliche Verantwortung legen, können das durch gezielte Maßnahmen kommunizieren: CO₂-Kompensation für den Energieverbrauch, lokale Dienstleister bevorzugen oder einen Teil des Budgets für einen sozialen Zweck spenden. Solche Gesten bleiben bei Mitarbeitenden in Erinnerung und tragen zur authentischen Positionierung der Unternehmensmarke bei.
Auch digitale Nachbereitung gehört heute zur professionellen Eventplanung. Ein kurzes Video-Recap, ein Fotoalbum im Intranet oder ein Social-Media-Post mit ausgewählten Impressionen verlängern das Erlebnis und schaffen geteilte Erinnerungen – ein nicht zu unterschätzender Faktor für die interne Kommunikation und das Employer Branding.
Samuel Altersberger
