Kritische Erfolgsfaktoren: Unternehmen mit der richtigen Strategie leiten

Kritische Erfolgsfaktoren sind grundlegende und, wie der Name schon sagt, kritische Ziele, die Unternehmen erreichen müssen, um die gewünschten Ziele umzusetzen. Das sind keine „Wäre schön, wenn…“-Ziele, sondern unbedingt notwendige Faktoren. Klappt das Erreichen dieser Faktoren nicht, verringert sich auch der Erfolg des Unternehmens langfristig entweder deutlich oder bleibt komplett aus.

Dabei sind kritische Erfolgsfaktoren nicht zwingend als ganzheitlicher Ansatz fürs Unternehmen zu verstehen. Denkbar wäre es, sie etwa nur für bestimmte Projekte zu definieren oder für einen vorher gewählten Zeitraum von vielleicht einem Jahr. Ebenso sind sie jedoch auf gesamtheitlicher Unternehmensebene anwendbar. Typischerweise werden KEFs aber für das komplette Unternehmen oder zumindest Teilbereiche angewendet.

Was können kritische Erfolgsfaktoren sein?

Die Umsetzung im Detail ist normalerweise nicht in den kritischen Erfolgsfaktoren enthalten. Eher handelt es sich um strategische Ziele. Vielleicht bietet ein Unternehmen ein Produkt an, das sowohl für Business- als auch Endkunden geeignet ist. Beide sind jedoch in ihrer Umsetzung im Unternehmen strikt voneinander getrennt. Ein KEF könnte nun entwickelt werden, der die Zusammenführung beider Produkte ermöglicht, damit diese Dienstleistung einfacher skaliert und somit Kosten eingespart werden können.

Auch weniger an Produkte gebundene Ziele können als kritische Erfolgsfaktoren definiert werden – etwa die Steigerung des eigenen Markenwertes bzw. dessen Bekanntheitsgrad. Dies ist ebenfalls ein übergeordnetes Ziel, für das später weitere, genauere Details in den KEF eingearbeitet werden können.

Daher gilt: Alles kann ein KEF sein, wenn es vom Unternehmen so definiert wird. Von sehr kleinen, aber wichtigen Anliegen bis zu großen Aufgaben wie einer Markenneuausrichtung ist alles denkbar. Auch können kritische Erfolgsfaktoren sehr kurz angelegt sein, etwa über einen Monat, oder auch über zehn Jahre laufen.

Erreichen von kritischen Erfolgsfaktoren

Kritische Erfolgsfaktoren zu messen, ist Aufgabe der KPIs – der Key Performance Indicators. Um einen KEF zu erreichen, könnte es beispielsweise notwendig sein, bestimmte Aufgaben und Projekte umzusetzen. Vielleicht möchte ein Unternehmen intern eine neue Software verwenden, die viele tägliche Geschäftsaufgaben automatisiert und somit die Mitarbeiter entlastet.

Um dieses Projekt umzusetzen, werden nun KPIs definiert: Wie schnell schreitet die Installation der Software auf den Geräten voran? Wie schnell werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang damit geschult? Wie hoch fällt die Zeiteinsparung durch die neue Software aus? Diese quantitativ messbaren Daten lassen sich als KPI erfassen.

So wissen die Verantwortlichen im Voraus, welche Teams oder Mitarbeiter welche Aufgaben wann geschafft haben und ob das Erreichen des KEFs im Zeitplan liegt oder nicht.

Warum sind kritische Erfolgsfaktoren wichtig?

Prinzipiell sind kritische Erfolgsfaktoren „nur“ eine exakte Aufstellung der langfristigen strategischen Ausrichtung. Das Bauchgefühl sagt vielleicht bereits, wohin die Reise geht, aber kritische Erfolgsfaktoren geben dieser Sache die notwendige analytische Perspektive. Außerdem ist die Entwicklung neuer KEFs manchmal absolut notwendig, um schnell Entscheidungen zu treffen und den Weg zum Erreichen dieses Ziels zu definieren.

Ein Beispiel: Aufgrund des Klimawandels beschließt die Regierung, dass Unternehmen ihren CO2-Fußabdruck ab jetzt zu einem gewissen Prozentsatz ausgleichen müssen. Ein Unternehmen war darauf nicht vorbereitet. Daher legt es nun kritische Erfolgsfaktoren fest, die dabei helfen, dieser Verpflichtung nachzukommen:

• Welche Unternehmen kommen für die Lieferung der notwendigen CO2-Zertifikate in Frage?
• Wie hoch sind unsere jährlichen Emissionen?
• Wie teuer ist der Kauf der Zertifikate?

Manche Entscheidungen fallen über Nacht. Die Definition starker KEFs hilft dabei, auch mit unerwartetem Wandel schnell klarzukommen. So holen sich agile Unternehmen mit starkem Fokus auf eine strategische Ausrichtung einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der eventuell trägen Konkurrenz.

Von A bis Z: KEFs in ihrer Entstehung

Kritische Erfolgsfaktoren benötigen gerade bei komplexen Aufgaben viel Zeit für ihre Entwicklung. Ein beispielhafter Vorgang sieht wie folgt aus:

• Strategie

Am Anfang steht immer die Entwicklung der Strategie. Was sind die Ziele des Unternehmens über einen kurzen und langen Zeitraum? Dies dient als Grundbaustein für die Erstellung von KEFs.

• Prüfung

Nach der Erstellung der Strategie sollte ein Team daran arbeiten, diese zu überprüfen. Dabei können bestimmte Schlüsselbereiche identifiziert werden, die unbedingt gelingen müssen, um die Strategie umzusetzen.

• Identifikation

Nach der Identifikation werden weitere wichtige Kriterien erfasst, die unverzichtbar sind. Ein Schlüsselbereich wie „Emissionssenkung“ aus unserem Beispiel könnte etwa „Kontaktaufnahme mit klimapositiven Projekten“ sein.

• KPI-Verknüpfung

KPIs werden mit den KEFs verbunden. Zurück zu unserem Beispiel: Ein KPI könnte etwa sein, bis zum Ende des Geschäftsjahres die Emissionen um 50 % gesenkt zu haben.

• Analyse

Abschließend muss der Fortschritt des KEFs gemessen werden. So lässt sich erkennen, wo es noch hakt und was beim Erreichen des KEFs im Wege steht.