Feedbackregeln: 10 Tipps für konstruktive Rückmeldungen

Der folgende Beitrag erklärt, welche Feedbackregeln für professionelle Teams gelten und warum man beim Feedback ausschließlich Ich-Botschaften senden sollte. Diese 10 goldenen Feedbackregeln geben Orientierung für die Kommunikation am Arbeitsplatz.

Was ist Feedback und warum braucht es Regeln?

Feedback gilt als essenzielles Instrument der Mitarbeiterführung, dank dessen sich Mitarbeiter weiterentwickeln und aus ihren Fehlern lernen können. Damit das Feedback auch angenommen wird und positive Veränderungen bewirken kann, gilt es, grundlegende Feedbackregeln zu beachten. Alle Mitarbeiter sollten dieses ungeschriebene Gesetz kennen und nutzen, um ihre Rückmeldungen an die Kollegen zu optimieren.

Bei Feedbackregeln handelt es sich um grundlegende Kommunikationsregeln, die dazu beitragen sollen, Gespräche über Leistung und Verhalten im Job erfolgreich zu gestalten. Die Regeln betreffen das aktive Geben, aber auch das richtige Annehmen von Feedback.

Unser Tipp: Unternehmerinnen tun gut daran, in eine gute Feedbackkultur ihrer Teams zu investieren. Es ist es hilfreich, eine Struktur zu etablieren, die häufige und regelmäßige Mitarbeiter- und Feedbackgespräche vorsieht. Neben den ohnehin stattfindenden Jahresgesprächen kann man zum Beispiel eine monatliche Feedbackrunde einführen. Diese muss gar nicht lang sein, 10 Minuten reichen häufig schon aus. Das regelmäßige Feedback unter Berücksichtigung der Feedbackregeln hilft den Mitarbeitern bei der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.

10 Feedbackregeln für erfolgreiche Feedbackgespräche

In Feedbackgesprächen geht es darum, positive und negative Kritik zu äußern. Damit auch negative Aspekte gut angenommen und konstruktive Ergebnisse möglich werden, gibt es eine Reihe an Feedbackregeln, die den Gesprächspartnern Struktur und Orientierung bieten.

1. Sich sorgfältig vorbereiten

Wer Feedback geben will, sollte vor dem Gespräch Fakten und Beispiele zu Leistung oder Verhalten der betreffenden Person sammeln. Anschließend erfolgt eine Bewertung der Beobachtungen, das Ableiten möglicher Folgen und eine Definition der Ziele des Feedbacks. Wenn möglich, sollte man sich dabei auf einen zentralen Aspekt fokussieren. Gibt es mehrere Kritikpunkte, ist es hilfreich, diese unter einem Punkt zusammenzufassen.

Wichtig: Der Feedbackgeber sollte sich vor dem Gespräch das Einverständnis des Mitarbeitenden einholen. Natürlich geschieht dies meist nur pro forma, doch das zuvor erteilte Einverständnis erhöht die Bereitschaft und Offenheit des Gesprächspartners.

2. Eine Agenda entwickeln

Vor dem Gespräch sollte man sich darüber klar werden, welchem Zweck das Feedback dienen soll. Auf dieser Basis kann man dem Gespräch eine sinnvolle Struktur verleihen. Beispielsweise kann man zunächst das Feedback vorstellen, anschließend über Pläne und Ziele sprechen und zum Schluss auf Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten kommen. Sowohl Einleitung als auch Abschluss des Gesprächs sollten verbindlich und positiv gestaltet werden.

3. Präsenz-Gespräche führen

Mitarbeitergespräche sollten nie per Videocall, sondern immer in Präsenz geführt werden. Die Face-to-face-Situation vermittelt ein Gefühl von Transparenz und Offenheit, außerdem kann man Zwischentöne besser heraushören.

4. Kein Zeitdruck

Nur wer sich ausreichend Zeit für den Gesprächspartner nimmt, vermittelt Wertschätzung. Vorgesetzte tun deshalb gut daran, genug Zeit für ihre Feedbackgespräche einzuplanen – und diese nicht zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine zu führen.

5. Wertschätzung vermitteln

Idealerweise entwickelt sich das Feedbackgespräch zu einem Dialog auf Augenhöhe. Möglich wird diese Art von Austausch aber nur, wenn man die Feedbackregeln beachtet und dem Gegenüber Respekt und Offenheit entgegenbringt. Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter daher stets so behandeln, wie sie selbst gern in der Situation behandelt werden würden.

6. Ruhe bewahren

Emotionale Ausbrüche in Feedbackgesprächen sind wenig hilfreich. Stattdessen sollte man stets auf der Sachebene bleiben und vor allem auf Schuldzuweisungen verzichten. Es geht darum, sich empathisch zu zeigen und im Gegenüber den Menschen, nicht nur den Mitarbeitenden zu sehen.

7. Feedbackregeln: Konkret werden

Eine weitere Feedbackregel besagt, dass es wichtig ist, konkret zu werden, ehrlich zu sein und Beispiele einzubauen. Du-Botschaften wirken häufig kontraproduktiv, denn der Mitarbeitende fühlt sich persönlich angegriffen und verweigert schlimmstenfalls die Zusammenarbeit.

Wichtig ist es also, Kritik an konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag festzumachen – und dabei in Ich-Botschaften zu sprechen. Fehler sollten direkt benannt werden. Statt auf ihnen herumzureiten und den Widerstand des Beschäftigten zu wecken, sollte man aber nach möglichen Ursachen und Lösungen fragen.

8. Betonen positiver Aspekte und Entwicklungen

Menschen brauchen Lob und Anerkennung, um sich weiterzuentwickeln. Positives Feedback ist daher enorm wichtig. Neben möglichen negativen Aspekten sollten Vorgesetzte deshalb unbedingt auch die Stärken und Potenziale des Mitarbeitenden betonen.

9. Aktiv zuhören

Aktives Zuhören ist in jedem Mitarbeitergespräch essenziell. Kritische Anmerkungen sollten ernst genommen werden. Äußert der Mitarbeitende Wünsche oder Bedürfnisse, sollte man Möglichkeiten anbieten, diese in Zukunft umzusetzen.

10. Ergebnisse und Ziele zusammenfassen

Das Feedbackgespräch dient als Grundlage für die weitere Zusammenarbeit. Die gemeinsam entwickelten Ziele und Ergebnisse sollten daher unter Beachtung der Feedbackregeln schriftlich dokumentiert werden. Zum Beispiel ist es sinnvoll, die Ziele anhand der SMART-Methode (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) zu definieren.