Workflow Management: Wie dein Unternehmen durch Digitalisierung Geld sparen kann

E-Mails und Telefonate kosten Zeit, sind in vielen Unternehmen jedoch der einzige Weg, um Informationen von der einen zur anderen Abteilung zu übermitteln. Das ist weder einheitlich noch für andere Mitarbeiter nachvollziehbar. Workflow Management beseitigt den Leerlauf und hilft Mitarbeitern wie Vorgesetzten, produktiver zusammenzuarbeiten.

Was ist Workflow Management?

Die digitale Steuerung von Arbeitsabläufen dient dazu, komplexe Vorgänge im Unternehmen zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Die typischen Arbeitsschritte – beispielsweise vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Verkauf – werden mit Workflow Management in der IT nachgebildet. So gelingt es, Informationen gezielt zu lenken. Die Kommunikation zwischen den zusammenhängenden Abteilungen erfolgt somit automatisch und ist für jeden transparent nachvollziehbar. Das WM-System setzt damit jedes Glied der Kette über seine Aufgaben in Kenntnis und steigert so die Effizienz.

Wie funktioniert die Arbeit mit Workflow Management Systemen?

Workflow Management Systeme verändern nicht die Arbeit an sich, sondern verkürzen die Wege zwischen den Arbeitsschritten. In der Regel entnehmen Mitarbeiter so ihre Aufgaben aus einem Posteingang, bearbeiten diese und übermitteln schließlich die Ergebnisse. Der große Unterschied ist, dass sie dies nicht selbstständig tun. So muss kein Telefonat geführt oder der Anhang per E-Mail an die nächste Abteilung gesendet werden. Das System automatisiert den Prozess.

Der zweite wichtige Unterschied besteht darin, dass alle beteiligten Mitarbeiter vom Ergebnis sofort Kenntnis haben. Aufgaben werden dadurch mitunter automatisch für das gesamte Unternehmen angepasst. Workflow Management beseitigt so Fehler, die die mangelnde Kommunikation hervorbringt.

Gewinnen die Verkäufer zum Beispiel einen Auftrag, werden alle notwendigen Informationen direkt an die Abteilungen weitergeleitet. Der Einkauf kann so ohne Umwege das Material bestellen, die Produktion bereitet die Maschinen vor, der Verkauf erhält wiederum das Lieferdatum. Doch auch sich ändernde Gegebenheiten – nicht lieferbare Teile oder kaputte Maschinen – erfasst das Workflow Management System direkt. Am Ende spart diese Vereinheitlichung und Automatisierung Zeit und Geld.

Workflow Management Systeme sind individuell auf die bestehenden Arbeitsschritte im Unternehmen anzupassen. Für Mitarbeiter ergeben sich somit zunächst gar keine wahrnehmbaren Änderungen, was die Einarbeitungszeit verkürzt. Moderne WM-Systeme funktionieren meist auf Software- oder Cloud-Basis.

Ist Workflow Management wirklich sinnvoll?

Besonders langjährige Mitarbeiter sind oft schwer zur Änderung ihrer gewohnten Arbeitsabläufe zu überreden. Während der Start holprig sein kann und sich die Vorteile zunächst nicht jedem bemerkbar machen, verbessert Workflow Management langfristig die Produktivität und ermöglicht es jedem, sich auf den wertschöpfenden Teil der Arbeit zu fokussieren.

Prozesse im Arbeitsalltag erhalten eine höhere Qualität. Da diese einheitlicher und transparenter werden, senkt sich zudem die Fehlerquote. Gleichzeitig fällt die Kommunikation zwischen Abteilungen deutlich leichter. Konkret bedeutet dies ein schnelleres Ergebnis unter einem geringeren Einsatz von Ressourcen. Unternehmen steigern so Umsätze in ihrer Gesamtheit sowie Margen im Einzelnen.

Nachteilig sind die zunächst hohen Kosten für solche Systeme. Diese sind auch von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Firmenstrukturen abhängig. Die Integration des Systems bedeutet zudem einen hohen zeitlichen Aufwand, der bestehende Abläufe bis dahin sogar noch verlangsamen kann. Zudem nützt das beste WM-System ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter nichts. Erscheint es zu kompliziert, wird schneller als gedacht auf die bisherigen Arbeitsabläufe ausgewichen.

Eignet sich dieses System auch für kleinere Unternehmen?

Ob die Nutzung eines Workflow Management Systems Sinn ergibt, ist nicht von der reinen Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Es kommt vielmehr auf die Vielfalt der Abteilungen und Arbeitsschritte an. Einkauf, Sales, Produktion, Personalmanagement, Marketing – all das sind Abteilungen, die auch KMUs kennen, wenngleich sie mitunter in Doppelfunktion ausgeübt werden. Workflow Management kann somit auch die Prozesse in kleineren Unternehmen verbessern.

Finanzier- und anwendbar sind Workflow Management Systeme auch für KMUs. Schließlich existieren Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse mittelständischer Firmen zugeschnitten sind und nicht einmal Programmierkenntnisse benötigen. Oft verfügen diese über Schablonen, die auf die ohnehin weniger komplexen Strukturen im Unternehmen passen. Besonders KMUs gewinnen durch Workflow Management einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, da derartige Systeme hier weniger verbreitet sind als bei Weltkonzernen.

Die Zukunftslösung für moderne Unternehmen

Workflow Management lohnt sich nicht für jedes Unternehmen, ist ab einer gewissen Komplexität der Abläufe allerdings unabdingbar. Schließlich gewinnt die Digitalisierung einen immer höheren Stellenwert. Unternehmer können diese zu ihrem Vorteil nutzen und Zeit und Geld sparen, ohne überhaupt echte Änderungen an der Arbeit, an den Ressourcen oder an den Produkten vornehmen zu müssen.