Drei Schritte: Ein Leitfaden für das Mitarbeitergespräch

Die folgenden Punkte helfen Führungskräften, mit ihren Mitarbeitern trotzdem in einen konstruktiven Austausch zu treten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Unterredung um Feedback, eine Kündigung oder aktuelle Probleme dreht. Ein Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch ist hierbei immer eine gute Stütze.

Drei Schritte ergeben den Leitfaden für das Mitarbeitergespräch

1. Die Vorbereitung

Nichts Wichtiges übersehen: Vor dem Gespräch stellen sich einige organisatorische Fragen. Wo und wann soll das Gespräch stattfinden und in welchem Setting? Was ist der inhaltliche Grund des Mitarbeitergesprächs und über welche Ziele soll gesprochen werden? Es ist ebenfalls ratsam, sich im Vorfeld der Unterredung Gedanken über die Strategie zu machen. Bei besonders schwierigen Gesprächen kann auch die mentale Vorbereitung ein nicht zu unterschätzender Faktor sein. Den Mitarbeiter im Voraus über das Ziel des Gesprächs in Kenntnis zu setzen, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Das verhindert, dass er eine böse Überraschung erleben muss, die das Arbeitsverhältnis nachhaltig trüben kann. All diese Dinge kann man im Vorhinein durch einen Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.

2. Das eigentliche Gespräch

Der gelungene Einstieg: Es mag banal klingen, aber die Frage nach dem Befinden bietet sich für den Beginn des Gesprächs an. Mit einem simplen „Wie geht es Dir (bzw. Ihnen)?“ gibt die Führungskraft dem Mitarbeiter zu verstehen, dass sie sich für sein Wohlbefinden interessiert. Während einige Befragte persönlichere Einblicke gewähren, werden sich andere nur zu ihrer gegenwärtigen Arbeitssituation äußern. In jedem Fall bietet dieser Einstieg die Chance für ein Gespräch unter vier Augen, das von Offenheit, Interesse und Vertrauen geprägt ist.

Aktives Zuhören: Vorgesetzte sollten es laut dem Leitfaden im Mitarbeitergespräch nicht dabei belassen, ihre Punkte einfach nach und nach abzuarbeiten. Es ist nachgewiesen, dass Mitarbeiter um einiges zufriedener und produktiver sind, wenn sie das Gefühl haben, wahrgenommen zu werden und Wertschätzung zu erfahren. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, ihnen genügend Raum für ihre Sichtweise zu geben. Das setzt ein offenes Ohr voraus und die Fähigkeit, das Gehörte gezielt für weitere Nachfragen zu nutzen. So lässt sich das Gespräch führen, ohne ihm den eigenen Stempel aufzudrücken.

Der Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch rät, Potenzial zu nutzen: Mitarbeitergespräche werden von vielen Führungskräften als lästige Notwendigkeit angesehen. Sie sind zufrieden, wenn sie sie möglichst schnell hinter sich gebracht haben – und das merkt man ihrer Gesprächsführung auch an. Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch natürlich nicht zu einem tieferen Austausch ermuntert. Gerade bei einer besonders engen Zusammenarbeit sind Vorbehalte auf beiden Seiten verständlich. Diese Bedenken führen in ihrer Konsequenz jedoch zu 0815-Gesprächen, die das Team nicht weiterbringen – Führungskräfte sollten sich dessen bewusst sein.

Leitfaden Mitarbeitergespräch: Wertschätzung sollte immer an erster Stelle stehen

Kritik üben und ermöglichen: Ein freundlicher und zugleich sachlicher Umgang ist bei einem Mitarbeitergespräch von größter Bedeutung. Der Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch empfiehlt, den Austausch mit etwas Positivem einzuleiten. Durch welche Stärken konnte sich der Mitarbeiter ins Team einbringen? Inwiefern ist es ihm gelungen, sich weiterzuentwickeln? Eine positive Gesprächsatmosphäre erleichtert es, zu sensibleren Themen überzuleiten. Das Mitarbeitergespräch bringt unweigerlich auch Menschen zusammen, zwischen denen die Chemie schwierig ist. Deshalb sollten Führungskräfte darauf achten, jeden ihrer Kritikpunkte nachvollziehbar zu begründen und niemals auf die persönliche Ebene zu wechseln. Übrigens: Kritik ist keine Einbahnstraße. Mitarbeiter schätzen es, wenn ihnen ebenfalls Raum für kritische Bemerkungen gegeben wird. Für Vorgesetzte hat das zudem den Vorteil, dass sie aus erster Hand erfahren, was sie noch besser machen können.

Das sachliche Kerngespräch führen: Nach dem Gesprächseinstieg und der offenen Aussprache ist die Zeit gekommen, um über mögliche Lösungsansätze zu reden. In einem guten Mitarbeitergespräch haben beide Seiten den Raum, ihre Sicht der Dinge dazulegen. Das ist die Voraussetzung dafür, Lösungen gemeinsam zu erarbeiten, anstatt sie nur einseitig festzulegen. Wichtig ist bei alledem, das Gesprächsziel nie aus den Augen zu verlieren. Wie lassen sich die Aufgaben planen und die Ziele formulieren? Welche Karriere strebt der Mitarbeiter im Unternehmen an? Wie ist es möglich, seine langfristige Entwicklung zu unterstützen? Fragen wie diese helfen, das Mitarbeitergespräch zu strukturieren.

Ein runder Gesprächsabschluss: Für das Ende bietet es sich an, die wichtigsten Punkte des Gesprächs noch einmal kurz zusammenzufassen. Zu einem professionellen Vorgehen gehört es laut dem Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Ein unterschriebenes Protokoll schafft eine verlässliche Basis für Folgegespräche und hilft, nichts Wichtiges zu vergessen. Wenn schwierige oder kontroverse Dinge zur Sprache gekommen sind, ist ein motivierender Abschluss besonders empfehlenswert.

3. Die Nachbereitung anhand eines Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch

Selbstreflexion: Nach dem Gespräch kann es ratsam sein, die frisch gewonnenen Eindrücke zu reflektieren. In welcher Hinsicht ist die Mitarbeiterunterredung gut verlaufen, in welcher weniger? Was könnte man beim nächsten Gespräch besser machen? Inwieweit zeigen die Impulse des Mitarbeiters Möglichkeiten auf, die eigene Arbeitsweise oder die des Teams zu verbessern?

Kommunikation fortsetzen: Nach dem Gespräch bietet es sich an, die Vereinbarungen auf seine Agenda zu setzen und den Folgetermin vorzumerken. Auch nach der Unterredung ist es wichtig, gezielt den Austausch mit dem Mitarbeiter zu suchen, sollte etwas nicht wie gewünscht laufen. Dadurch zeigt man ihm, wie wichtig man die Absprachen nimmt – und zwar nicht erst wieder beim nächsten Mitarbeitergespräch.