Mehr Überblick über den Workflow: Hast Du schon das Kanban Board ausprobiert?

Kanban Board
Die Zeit drängt. Ein Kunde erwartet heute erste Zwischenergebnisse. Liegen alle Berichte vor? Welche Teilaufgaben müssen noch erledigt werden, welche sind es bereits? Und wer ist noch gleich für welche Aufgabe zuständig? Vor allem bei umfangreichen Aufträgen kann es schwierig sein, alles genau im Blick zu behalten. Ein Kanban Board hilft, den Workflow sichtbar zu machen und Schwachstellen aufzudecken.

Das Kanban Board ist ein Hilfsmittel zur Visualisierung von Arbeitsprozessen. Indem alle Mitglieder darauf zugreifen können, bleiben Zuständigkeiten und der aktuelle Stand stets für das ganze Team transparent. Auch bei Störungen im Workflow kann das Board dabei unterstützen, ineffiziente Prozesse aufzudecken und zu optimieren. Das Visualisierungstool besteht aus den folgenden Bestandteilen:

  • Kanban-Karten: Jede Teilaufgabe wird auf einer eigenen Karte notiert.
  • Kanban-Spalten: Die Spalten auf dem Kanban Board stehen für die einzelnen Schritte im Arbeitsprozess. Die Unterteilung kann dabei beliebig detailliert sein. Jede Karte wandert je nach Status von Spalte zu Spalte, bis sie das Ende erreicht hat und damit als erledigt gilt.
  • Work-In-Progress-Limits (WIP-Limits): Für jede Kanban-Spalte kann die Anzahl der zugelassenen Karten mit einem WIP-Limit begrenzt werden.
  • Kanban-Swimlanes: Hierbei handelt es sich um horizontale Linien. Sie erlauben eine visuelle Trennung der verschiedenen Teams oder Aktivitäten.
  • Commitment-Punkt: Das ist eine Markierung für Karten, die darauf warten, an dieser Stelle ins System gezogen zu werden.
  • Lieferpunkt: Jede Karte, die diesen Punkt erreicht hat, gilt als erledigt.

Welche Arten von Kanban Boards gibt es?

Ein Kanban Board kann man analog oder digital erstellten. Für die analoge Version bietet sich eine große Tafel oder Glasscheibe an, auf der man die einzelnen Bestandteile aufzeichnet. Für die Karten kommen beispielsweise Haftnotizzettel zum Einsatz, um das Verschieben in eine neue Spalte zu erleichtern. Der Vorteil eines analogen Kanban Boards liegt in seiner physischen Präsenz. Mit einem zentralen Standpunkt haben alle Beteiligten stets vor Augen, an welcher Stelle im Workflow sie gerade stehen und welche Aufgabe am meisten Priorität hat. Andererseits ist ein analoges Kanban Board wegen der handschriftlichen Notizen relativ aufwendig und wenig flexibel, wenn Änderungen notwendig sind, beispielsweise weitere Spalten.

Das digitale Kanban Board hat hier seine Stärken. Es ist an Flexibilität nicht zu übertreffen, da mit wenigen Klicks auch nachträgliche Änderungen möglich sind. Außerdem erlaubt die digitale Lösung in der Regel auch Zugriffe von außerhalb des Büros. Auf dem Markt werden zahlreiche Software-Tools angeboten, mit denen sich digitale Kanban Boards einfach und übersichtlich realisieren lassen.

Wie erstelle ich ein Kanban Board?

Die folgenden Tipps helfen, ein effektives Kanban Board anzulegen.

Workflow visualisieren

Wer zum ersten Mal ein Kanban Board anlegt, sollte den Workflow nicht bis ins kleinste Detail darstellen, um sich nicht – im wahrsten Sinne des Wortes – zu verzetteln. Das einfachste System beruht auf drei Spalten: Start – in Bearbeitung – Erledigt.

Details ergänzen

Diese Struktur hilft allerdings nicht, Schwachstellen im Workflow aufzudecken. Wenn sich alle Karten in der Spalte “in Bearbeitung” stapeln, hilft diese Erkenntnis nicht wirklich weiter. Deshalb sollte in einem zweiten Schritt der Workflow zunehmend detaillierter dargestellt werden. Die Spalte “in Bearbeitung” könnte beispielsweise unterteilt werden in “in Bearbeitung”, “Kontrolle” und “Rückmeldung”. Sammeln sich nun die Karten im Bereich “Kontrolle”, grenzt das die Handlungsnotwendigkeit schon deutlich ein.

Aufgabenvolumen begrenzen

Als nächstes sollten WIP-Limits für die einzelnen Spalten eingerichtet werden. So verhindert man, dass sich an einer Stelle Aufgaben anhäufen, während andere Ressourcen ungenutzt bleiben. Wird ein solches Szenario beobachtet, sind Optimierungsprozesse nötig, um den Workflow möglichst effizient zu gestalten.

Reduzierung von Zwischenstandsberichten auf dem Kanban Board 

Hat sich das Kanban Board etabliert, können im nächsten Schritt Meetings und Zwischenstandsberichte reduziert oder sogar ganz abgeschafft werden. Sowohl die Teamleitung als auch sämtliche Teammitglieder wissen dank des Kanban Boards jederzeit über den aktuellen Stand des Projektes Bescheid, sodass die Besprechungen überflüssig werden. Das spart Zeit und Ressourcen, die stattdessen man direkt in den Workflow investieren kann.

Automatisierung des Prozesses

Bei wiederkehrenden oder ähnlichen Aufgaben kann das Kanban Board helfen, Automatisierungsprozesse einzurichten. Das betrifft beispielsweise Hinweise oder Freigaben der Teams untereinander oder auch Erinnerungen, die man immer wieder neu erstellen muss.

Fazit zum Kanban Board

Ein Kanban Board ist ein starkes Tool, um den Workflow zu visualisieren und zu optimieren. Sorgfältig aufgebaut macht es viele lästigen und zeitaufwendigen Aufgaben überflüssig und hilft, dass sich alle Beteiligten besser auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren können. Vor allem größere Unternehmen mit umfangreichen Workflows profitieren stark von einem Kanban Board.

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