Jeder einzelne Mitarbeiter kann zu einer guten Arbeitsatmosphäre und einem angenehmen Miteinander beitragen. Der Büro-Knigge verrät, wie dies umzusetzen ist.
Dieser Büro-Knigge gibt wertvolle Tipps für den Büroalltag
Elf Regeln im Büro-Knigge erleichtern den richtigen Umgang mit den Kollegen, der unerlässlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist.
1. Fairness
Klatsch und Tratsch und der sogenannte „Flurfunk“ sind nicht nur schädlich für das Betriebsklima, sondern können Kollegen ernsthaft verletzen. Nicht selten arten vermeintlich harmlose Lästereien in Mobbing aus. Jeder Einzelne sollte daher bemüht sein, sich aus Lästerrunden herauszuhalten und Kollegen nicht in großer Runde, sondern im persönlichen Gespräch auf Probleme oder Fehler hinzuweisen. Machtspielchen aufgrund eines Hierarchieunterschiedes sind gleichermaßen unangebracht und sollten laut dem Büro-Knigge auch vermieden werden.
2. Höflichkeit
Der Büro-Knigge rät, auch bei dringenden Anliegen die Höflichkeit zu gewahren. Niemand mag es, wenn die Kollegen unangemeldet am Schreibtisch stehen. Stattdessen ist es ratsam, via Mail oder dem firmeninternen Nachrichtenprogramm Termine zu vereinbaren, ohne dabei penetrant zu werden.
3. Zuverlässigkeit
Jeder schätzt bei den Kollegen Verbindlichkeit. Wenn bestimmte Fristen und Abgaben vereinbart wurden, sollte es das Anliegen sein, diese Termine einzuhalten. Wer permanent unter Zeitdruck steht und regelmäßig Fristen versäumt, sollte lernen, Nein zu sagen und sich auf das Wesentliche seiner Arbeit zu fokussieren. Der Büro-Knigge weiß: Es ist keine Schande, nicht jeder Bitte nachzukommen.
4. Pünktlichkeit
Regelmäßiges Zuspätkommen eines einzelnen Mitarbeiters gefährdet unter Umständen das Zeitmanagement einer ganzen Abteilung und wird über Kurz oder Lang den Unmut der Kollegen auf sich ziehen. Wer einmal im Jahr die Bahn verpasst, wird sicherlich nicht als chronisch unpünktlich gelten. Häufen sich solche Ausreden jedoch, kann dies laut Büro-Knigge als Zeichen für mangelnden Respekt gegenüber den Kollegen und der Arbeitsstelle gewertet werden.
5. Hilfsbereitschaft und Verantwortung übernehmen
In einem Büro herrscht ein Miteinander. Dazu gehört auch, einem bepackten Kollegen die Tür aufzuhalten und gegebenenfalls etwas abzunehmen, einen Fahrstuhl für die heran eilende Kollegin anzuhalten und das leere Druckerpapier nachzufüllen, auch wenn man selbst gerade fertig gedruckt hat, rät der Büro-Knigge.
6. Duzen oder Siezen
Im Büro gilt beim Duzen laut dem Büro-Knigge: Hierarchie vor Alter. Auch ältere Mitarbeiter sollten darauf warten, bis der Vorgesetzte ihnen das Du anbietet. Bei gleichrangigen Mitarbeitern bietet derjenige das Du an, der schon länger im Unternehmen angestellt ist.
7. Lautstärke
Gerade in Großraumbüros herrscht stets eine gewisse Unruhe. Es muss daher ein Anliegen jedes Einzelnen sein, die eigene Lautstärke möglichst gering zu halten. Dazu gehört einerseits, bei Gesprächen, auch am Telefon, nicht zu laut zu werden und Kollegen nicht quer durch den Raum etwas zuzurufen. Andererseits sollte auch das Handy nicht mit einem lauten Klingelton den ganzen Raum erschrecken, sondern am besten auf Vibrationsalarm eingestellt sein. Wer bei der Arbeit Musik hört, sollte darauf achten, dass diese wirklich nur für ihn hörbar ist.
8. Reinlichkeit
Gerade auf Toiletten oder in einer gemeinsamen Büroküche ist Hygiene angebracht. Dazu gehört es, die Toiletten so zu verlassen, wie man sie selbst vorfinden möchte. In der Küche sollte man Kaffeeflecken auf der Anrichte hinter sich beseitigen, auch mal die Kaffeemaschine reinigen, den Geschirrspüler befüllen und leeren und Flecken im Kühlschrank wegwischen. Häufig fühlt sich laut des Büro-Knigge die männliche Belegschaft für derartige Aufgaben nicht zuständig. Gemeinsam genutzte Bereiche sollten jedoch auch von allen gemeinsam sauber gehalten werden.
9. Körperhygiene
Es ist lobenswert, wenn mit dem Fahrrad zur Arbeit geradelt und auf das Auto verzichtet wird. Wer daraus ein Workout macht, sollte zum Wohle seiner Kollegen zuvor herausfinden, wo anschließend geduscht werden kann. Auch Basics wie das Vermeiden von Mund- und Schweißgeruch sollten bei der Zusammenarbeit mit anderen selbstverständlich sein.
10. Essensgerüche
Es mag banal klingen, doch wer sich schon zu Hause einen Lunch fürs Büro vorbereitet, sollte diesen vorher einem Geruchstest unterziehen. Stark riechende Lebensmittel, insbesondere mit Knoblauch, eignen sich für die Freizeit, sollten aber nicht mitten im Büro ausgepackt werden.
11. Krankheit
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, sich bei Krankheit zu Hause auszukurieren. Viele Arbeitnehmer wollen aber Kollegen nicht enttäuschen und auch während einer Krankheit gute Arbeit abliefern. Spätestens die Corona-Pandemie sollte aber jedem ins Gedächtnis gerufen haben, dass es nicht förderlich ist, die Kollegen mit einer Erkältung anzustecken. Stattdessen sollte man sich zu Hause auskurieren oder, falls möglich und nötig, im Home Office arbeiten.