Janine Lampprecht: Wie gutes Zollmanagement Millionen spart

Spediteure übernehmen einen Großteil der operativen Abwicklung, Stammdaten werden sporadisch gepflegt, Verantwortlichkeiten sind verteilt und selten klar definiert – so der Status Quo in Zollprozessen vieler mittelständischer Unternehmen. Während die Abläufe oberflächlich zu funktionieren scheinen, ändert sich die allgemeine Sachlage jedoch rasant: EU-Zollreform, neue Verbote und Beschränkungen, globale Handelskonflikte sowie wachsende Anforderungen an Datenqualität. Wo früher Stabilität herrschte, wächst heute die Unsicherheit. Unstimmigkeiten in Zolltarifnummern, Ursprung oder Zollwert führen zu Abgabenfehlern, unnötigen Kosten oder sogar strafrechtlichen Risiken. Nicht gepflegte Stammdaten entwickeln sich zu stillen Kostentreibern, die sich über Jahre summieren und erst auffallen, wenn der Prüfer bereits vor der Tür steht. „Die Dunkelziffer an Risiken bleibt oft jahrelang unentdeckt, bis hohe Nachzahlungen, Bußgelder oder Verzögerungen die Situation eskalieren lassen“, warnt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.

„CFOs und Controlling-Abteilungen sehen hierbei steigende Kosten, ohne die eigentliche Ursache klar benennen zu können“, fügt sie hinzu. „Operative Teams sind überlastet, Fachwissen fehlt, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Der Wunsch nach Klarheit, Struktur und steuerbarer Effizienz wächst – ebenso wie der Bedarf an professioneller Unterstützung.“ Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung, einem Team aus rund 25 Zollexperten sowie zahlreichen Projekterfolgen zählt die Grenzlotsen GmbH zu den führenden Beratungen für strategisches Zollmanagement in Deutschland. Janine Lampprecht kennt die typischen Schwachstellen, entwickelt passgenaue Lösungen und begleitet Unternehmen auf dem Weg zu Transparenz, Compliance und messbaren Einsparungen. Worauf es dabei im Detail ankommt und wie Unternehmen die Basis für eine rechtssichere, kostensparende Abwicklung im Zollprozess schaffen, erfahren Sie hier.

Analyse: Wo das eigentliche Potenzial im Zollprozess der meisten Unternehmen liegt

Der entscheidende Hebel für Wirtschaftlichkeit in der Zollabwicklung? Stammdatenqualität und eine strukturierte, strategische Steuerung. „Für viele Firmen ist die mangelnde Pflege von Zolltarifnummern, Ursprüngen und Wertangaben der größte Kosten- und Risikofaktor“, hebt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH hervor. Unternehmen schaffen meist keine Vollzeitrolle für das Management dieses Komplexes, obwohl kontinuierliche Überwachung nötig wäre. Die Prozesse werden quasi automatisch abgewickelt – zu oft vom Spediteur, der auf operativer Ebene arbeitet und nicht selten an Fehlern mitverdient, etwa durch vermeidbare Vorlageprovisionen und wenig transparente Gebühren.

Hinzu kommt, dass viele Unternehmen wichtige Zollverfahren ungenutzt lassen. Der Zahlungsaufschub, Vereinfachungen über Bewilligungen, Zollaussetzungen oder Präferenzabkommen schlummern dabei als ungehobene Sparpotenziale in jeder Import- und Exportkette. In Zahlen gesprochen: Ungenutzte Bewilligungen führen immer wieder zu sechsstelligen Mehrkosten. Ebenso beeinflussen falsche Entscheidung an der Grenze Kosten, Margen und sogar die Lieferfähigkeit gravierend.

„All diese Aspekte sind höchst relevant, denn sie entscheiden über Einsparungen, Rechtssicherheit und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens“, betont Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.

Nur ein proaktiver, regelmäßig geprüfter und strukturierter Ansatz befreit die Unternehmen aus diesem Dilemma. Es gilt daher, Datenqualität, Prozesskompetenz und strategische Steuerung zu bündeln und Zollthemen zur Managementaufgabe zu machen.

Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH: Durchdachter Maßnahmenplan – Schritt für Schritt zu zukunftsfähigen Zollprozessen

„Zollmanagement lässt sich also nicht einfach an Dritte abgeben. Gerade angesichts all dieser ungenutzten Potenziale muss der Mittelstand die Kontrolle zurückgewinnen“, appelliert Janine Lampprecht. Der entscheidende Weg führt hierbei über eine strukturierte Bestandsaufnahme und gezielte Optimierungsmaßnahmen:

• Stammdaten prüfen und bereinigen: Der erste Schritt zur Kostenkontrolle ist eine konsequente Überprüfung aller Zolltarifnummern, Ursprungsangaben und Wertberechnungen. Fehler werden so frühzeitig erkannt, Risiken wie Antidumping oder verbotene Kombinationen klar identifiziert. Der unmittelbare Impact? Messbare Einsparungen, eine geringere Prüfungsquote und rechtssichere Abläufe.
• Spediteure kontrollieren, statt blind zu vertrauen: Firmen sollten das Steuer in der Hand behalten, Prozesse eigenständig definieren und überwachen. Preise, Bewilligungen und Abläufe gehören auf den Prüfstand, Blindflug ist keine Option. Ergebnis: Transparenz, niedrigere laufende Kosten, weniger unnötige Provisionen, gezielte Nutzung eigener Bewilligungen.
• Strukturen durch externe Unterstützung stärken: Da sich eine Vollzeitstelle für Zollmanagement meist nicht rechnet, empfiehlt sich der Einsatz außenstehender Profis. Extern beauftragte Zollexperten bieten dabei Sicherheit ohne interne Überlastung, Monitoring, Eskalationsmanagement und rechtssichere Umsetzung inklusive.
• Digitalisierung gezielt nutzen: Automatisierung ergibt erst Sinn, wenn eine saubere Datenbasis existiert. Ist diese geschaffen, lassen sich Import-, Export- und Dokumentationsworkflows effizient digitalisieren – mit dem Ergebnis, dass Fehlerquellen sinken, Zeitaufwände minimiert und die Resilienz steigt.
• Alle Bewilligungen und Verfahren konsequent nutzen: Der Schlüssel zum Sparen steckt oft in der Anwendung vorhandener Möglichkeiten: Zahlungsaufschub, Rückwarenregelung, Zollaussetzungen und Präferenzabkommen bergen enorme Potenziale. In der Praxis konnten mithilfe eines einzigen Grenzlotsen-Audits so bereits 33.000 Euro gespart werden – in der Breite der Projekte liegen sogar jährliche Einsparungen im sechsstelligen Bereich.

Ausblick: Was mit durchdachten Zollprozessen wirklich möglich ist

„Die Zukunft gehört Unternehmen, die Zoll nicht als administrative Pflicht, sondern als strategisches Werkzeug begreifen“, ist sich Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH sicher. Wer auf Transparenz, Kontrolle und strategische Steuerung setzt, spart demnach nicht nur Geld, sondern verschafft sich Sicherheit und Planbarkeit. Darüber hinaus wird auch der Vertrieb flexibler, Lieferketten schneller, Außendienst und Controlling gewinnen echte Steuerungsmöglichkeiten. CFOs und Controller verfügen über belastbare Entscheidungsgrundlagen, während das Risiko von Nachzahlungen, Prüfungen und Imageschäden dramatisch sinkt.

Das Potenzial professioneller Zollprozesse ist damit klar: mehr Marge, höhere Sicherheit und gesteigerte Handlungsfähigkeit durch optimale Ausnutzung aller Zollpotenziale. Risikominimierung und Compliance werden so von der Bedrohung zum Wettbewerbsvorteil, Unternehmen werden international resilienter und schaffen klare Haftungssicherheit. Wie das gelingen kann, zeigt Janine Lampprecht mit ihrem Team von der Grenzlotsen GmbH jeden Tag: „Niemand muss all das alleine bewältigen. Professionelle Begleitung schafft Struktur, Transparenz und messbare Ergebnisse: Genau dabei wollen wir unsere Kunden unterstützen.“